Welches KI-Tool für welchen B2B-Prozess? ChatGPT und co.
ChatGPT für Texte, Perplexity für Recherche und NotebookLM für Dokumente? So einfach lässt sich die Auswahl von KI-Tools im Unternehmen inzwischen nicht mehr treffen. Die Anwendungen entwickeln sich schnell weiter und häufig überschneiden sich ihre Funktionen. ChatGPT analysiert Daten und Dateien, Claude erstellt und bearbeitet Dokumente, NotebookLM arbeitet auf Basis eigener Quellen und Perplexity kombiniert Recherche mit unterschiedlichen KI-Modellen. Hinzu kommen Plattformen wie Langdock und Automatisierungslösungen wie n8n.
Wer KI-Tools im Unternehmen einsetzen möchte, sollte vorher festlegen, bei welchen Aufgaben KI konkret unterstützen soll und ob sie bereits als Teil eines Arbeitsprozesses integriert werden soll. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt es sich, diese Fragen vor der Anschaffung zahlreicher Lizenzen zu beantworten.
Prozess vor Tool
In vielen Unternehmen läuft die Einführung von KI eher nebenbei so mit. Einzelne Mitarbeiter testen ChatGPT, andere arbeiten bereits mit Claude oder Perplexity und irgendwann stellt sich die Frage, welche Anwendungen künftig offiziell genutzt und lizenziert werden sollen. Für diese Entscheidung ist ein Blick auf die tägliche Arbeit hilfreich. Wer regelmäßig aktuelle Informationen zusammenträgt, braucht möglicherweise ein anderes Werkzeug als jemand, der lange Dokumente auswertet oder bestehende Inhalte weiterverarbeitet. Wiederkehrende Abläufe, bei denen Informationen aus mehreren Systemen zusammenkommen, stellen noch einmal andere Anforderungen.
Aus diesen Unterschieden ergibt sich, welche Anwendung an welcher Stelle sinnvoll ist. Dabei muss ein Prozess nicht vollständig in einem einzigen Tool stattfinden. Eine Recherche kann zum Beispiel in Perplexity starten, anschließend in ChatGPT oder Claude weiterverarbeitet und bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben später teilweise über n8n automatisiert werden. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Anwendungen miteinander zu verbinden, sondern einen Ablauf zu schaffen, der für die Mitarbeiter nachvollziehbar ist und im Alltag effizient eingesetzt werden kann.
ChatGPT als vielseitiges Werkzeug
ChatGPT kann im Arbeitsalltag für sehr unterschiedliche Aufgaben eingesetzt werden. Neben klassischer Textarbeit lassen sich Dokumente und Tabellen hochladen, Informationen extrahieren, Daten analysieren, Inhalte überarbeiten oder neue Ergebnisse aus vorhandenen Informationen entwickeln. In den Business- und Enterprise-Angeboten kommen weitere Funktionen für die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Unternehmensinformationen hinzu. Marketing kann beispielsweise Inhalte strukturieren oder Kampagnenideen entwickeln, Vertrieb kann Informationen für Gespräche vorbereiten und Finance kann Tabellen analysieren oder Daten aufbereiten. Der Vorteil liegt in der Kombination verschiedener Aufgaben innerhalb einer Arbeitsumgebung. Das bedeutet jedoch nicht, dass ChatGPT automatisch für jeden Prozess die sinnvollste Lösung ist. Sobald die Anforderungen spezieller werden, können andere Anwendungen ihre jeweiligen Stärken ausspielen.
Claude für umfangreiche Wissensarbeit im B2B-Umfeld
Eine Alternative ist beispielsweise Claude. Die Anwendung kann Dateien verarbeiten, Daten analysieren und inzwischen auch direkt Dokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs erstellen oder bearbeiten. Damit lässt sich Claude sowohl für die Beantwortung einzelner Fragen als auch für umfangreiche dokumentenbasierte Arbeitsprozesse einsetzen.
Wer Claude für Dokumentenanalyse im B2B-Umfeld nutzen möchte, kann beispielsweise bestehende Berichte auswerten, Informationen aus mehreren Unterlagen strukturieren oder auf Basis vorhandener Inhalte neue Dokumente entwickeln. Das kann für Strategieunterlagen, interne Auswertungen, umfangreiche Konzepte oder die Aufbereitung von Fachinformationen interessant sein. Der eigentliche Nutzen entsteht aber auch hier nicht dadurch, dass ein Unternehmen „Claude einführt“. Entscheidend ist, für welche konkreten Dokumente und Prozesse die Anwendung eingesetzt werden soll und wie die Ergebnisse anschließend weiterverwendet werden.
Microsoft 365 Copilot für die Arbeit im Microsoft-Ökosystem
Microsoft 365 Copilot ist besonders interessant, wenn bereits intensiv mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams gearbeitet wird. Copilot ist direkt in diese Anwendungen integriert und kann beispielsweise Dokumente zusammenfassen und überarbeiten, Daten in Excel analysieren, Präsentationen vorbereiten, E-Mail-Verläufe zusammenfassen oder Informationen aus Meetings in Teams weiterverarbeiten. Darin liegt auch der große Vorteil von Copilot. Je nach Lizenz und Berechtigungen kann Copilot dabei auch auf Informationen zugreifen, die einem Mitarbeiter innerhalb der Organisation bereits zur Verfügung stehen. Dadurch eignet sich dieses Tool besonders für Prozesse, bei denen Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Besprechungen oder anderen Microsoft-365-Anwendungen zusammengeführt und anschließend weiterverarbeitet werden sollen. Entscheidend ist aber auch hier, zuerst den konkreten Arbeitsprozess zu betrachten und erst anschließend zu entscheiden, an welcher Stelle Copilot tatsächlich einen Mehrwert bietet.
Expertentipp: Wähle das Tool nach dem nächsten Arbeitsschritt
Wenn du für eine B2B-Recherche aktuelle Marktinformationen, Wettbewerber oder Studien zusammentragen und die Quellen schnell nachvollziehen möchtest, ist Perplexity oft eine gute Wahl. Sollen die Ergebnisse anschließend mit eigenen Dateien abgeglichen, analysiert oder zu einem Briefing weiterverarbeitet werden, kann ChatGPT besser in den gesamten Ablauf passen. Beide Tools können recherchieren. Überlege deshalb vor dem Start, was du am Ende brauchst und wie du mit den Informationen weiterarbeiten willst. Prüfe wichtige Aussagen und Quellen in jedem Fall selbst – besonders bevor du die Ergebnisse an Kunden oder Kollegen weitergibst.
NotebookLM im Unternehmen einsetzen: Arbeiten mit definierten Quellen
Noch deutlicher wird dieser Unterschied bei NotebookLM, das Google im Workspace-Umfeld inzwischen als Gemini Notebook weiterführt. Die Anwendung ist darauf ausgerichtet, ausgewählte Dokumente, Websites und weitere Quellen in einem Notebook zusammenzuführen und anschließend auf Basis genau dieser Informationen zu arbeiten. Antworten können dadurch gezielt auf einen definierten Wissensbestand gestützt werden. Unternehmen können NotebookLM im Unternehmen einsetzen, wenn Mitarbeiter regelmäßig mit einer klar abgegrenzten Sammlung von Informationen arbeiten. Denkbar sind beispielsweise Produktunterlagen, interne Leitfäden, Studien, Schulungsunterlagen oder umfangreiche Projektinformationen. Statt einzelne Dokumente immer wieder manuell zu durchsuchen, können Mitarbeiter Fragen an den zusammengestellten Wissensbestand stellen, Zusammenfassungen erstellen oder Inhalte miteinander in Beziehung setzen. Damit erfüllt NotebookLM eine andere Rolle als ein allgemeiner KI-Assistent. Während ChatGPT oder Claude häufig für offenere Aufgabenstellungen verwendet werden, bietet sich NotebookLM besonders dann an, wenn die verwendeten Quellen bewusst eingegrenzt werden sollen.
KI zentral organisieren oder automatisieren?
Während ChatGPT, Claude oder NotebookLM vor allem bei konkreten Aufgaben unterstützen, kommen Langdock und n8n ins Spiel, wenn KI stärker in die Arbeitsweise des Unternehmens integriert werden soll. Dabei erfüllen beide Lösungen unterschiedliche Aufgaben: Langdock kann verschiedene KI-Modelle und Anwendungen zentral für Mitarbeiter bereitstellen, n8n verbindet einzelne Arbeitsschritte zu automatisierten Prozessen.
Langdock: verschiedene KI-Modelle zentral im Unternehmen nutzen
Langdock bündelt unterschiedliche KI-Modelle, Agents und Integrationen innerhalb einer gemeinsamen Plattform. Unternehmen müssen sich dadurch nicht zwingend auf einen einzelnen Anbieter festlegen und können Mitarbeitern verschiedene Modelle über eine zentrale Umgebung zur Verfügung stellen. Das ist besonders interessant, wenn mehrere Abteilungen mit KI arbeiten und Zugänge, Anwendungen und interne Standards nicht für jedes Tool separat organisiert werden sollen. Eine fundierte Schulung mit Anwendungsbeispielen aus der Praxis kann dabei unterstützen, die Plattform sinnvoll für die jeweiligen Fachbereiche aufzusetzen und konkrete Anwendungsfälle in die tägliche Arbeit zu übertragen. Fragen Sie jetzt Ihre Langdock Schulung für Unternehmen an.
n8n: wiederkehrende KI-Prozesse automatisieren
n8n setzt an einer anderen Stelle an. Die Plattform verbindet verschiedene Anwendungen, Datenquellen und KI-Modelle miteinander und kann wiederkehrende Abläufe automatisieren. Eine n8n Automatisierung für KMU ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein funktionierender KI-Prozess bereits besteht und regelmäßig nach demselben Muster durchgeführt wird. Statt einzelne Schritte immer wieder manuell anzustoßen, können sie als fester Workflow miteinander verbunden werden. Dadurch entwickelt sich KI von der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben zunehmend zu einem festen Bestandteil in Unternehmensprozessen.
Tool-unabhängige KI-Trainings statt Schulung für nur eine Plattform
Benjamin Desche verfolgt bei seinen KI-Trainings bewusst einen plattformübergreifenden Ansatz. Im Mittelpunkt steht nicht die Schulung eines einzelnen Anbieters, sondern die Frage, welches Werkzeug für einen konkreten Anwendungsfall sinnvoll ist.
Als Trainer arbeitet er unter anderem mit ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity und NotebookLM sowie mit Lösungen wie Canva, Langdock oder n8n. Die Auswahl richtet sich nach den Aufgaben der Teilnehmer und den vorhandenen Prozessen des Unternehmens. Dabei werden keine allgemeinen Dummy-Beispiele abgearbeitet. Teams arbeiten an realen Aufgaben aus Marketing, Sales, HR, Support, Finance, IT oder anderen Unternehmensbereichen und entwickeln daraus konkrete Vorgehensweisen. Mitarbeiter lernen dadurch nicht nur, einzelne Tools zu bedienen, sondern auch zu beurteilen, wann welches Werkzeug sinnvoll eingesetzt werden kann.
Benjamin Desche ist seit 2019 als Trainer tätig. Seine Laufbahn begann bei der Google Zukunftswerkstatt. Seit 2020 arbeitet er selbstständig als Trainer, Speaker und Workshopleiter und ist seit 2024 unter anderem für YouTube Deutschland sowie als Trainer der Haufe Akademie tätig. Ein weiterer Schwerpunkt seiner Arbeit liegt seit 2024 auf der praktischen Nutzung von KI-Anwendungen im Unternehmensumfeld.
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